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In una presentazione, sia essa a video, sia in stampa, l'uso di diagrammi a supporto del discorso del relatore è utile per rendere più intuitiva la comprensione dell'argomento in esame.

Naturalmente esistono diversi tipi di diagrammi tra i quali scegliere quello più adatto alle proprie esigenze:

- su PowerPoint 2003 selezionare il menu Inserisci, comando Diagramma, e scegliere il tipo di diagramma nella finestra di dialogo che si aprirà.

- su PowerPoint 2007 selezionare la scheda Inserisci, all'interno della quale attivare il pulsante SmartArt dal gruppo Illustrazioni, per scegliere il tipo di diagramma che si vuole utilizzare.

Un diagramma di flusso è possibile poi crearlo integralmente, attraverso i menu Forme (Disegno -> Forme, sulla barra degli strumenti Disegno, per PowerPoint 2003; menu Inserisci -> gruppo Illustrazioni -> pulsante Forme, per PowerPoint 2007); tra le forme in elenco si possono scegliere quelle tipiche dei diagrammi di flusso ed i connettori necessari a collegare gli oggetti tra loro. I connettori infatti restano ancorati agli oggetti stessi quando questi vengono spostati per esigenze di immagine.

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Abbiamo visto come creare un modello personalizzato. Ora vediamo come utilizzarlo!

Innanzi tutto, per creare un nuovo documento sulla base del modello personalizzato, sia con Word 2003 che con Word 2007, basta cliccare due volte col tasto sinistro del mouse sull'icona del modello. Si aprirà quindi la solita finestra di Word con il modello come base, nel quale potremo inserire tutti i contenuti che ci interessano, e salvare come nuovo documento senza aver intaccato minimamente la matrice.

Nel nuovo documento creato si potranno anche all'occorrenza, variare stile, formattazione, contenuti, immagini, che facevano parte della "matrice", ma tali variazioni valgono solo per il documento appena creato!

Se invece si ha la necessità di cambiare la matrice stessa (p.es. cambiare il logo, variare la partita iva o l'intestazione), in modo che tale variazione diventi permanente per tutti i documenti che si andranno a creare in seguito sulla base di quella matrice, allora si deve aprire la matrice non con il doppio clic del tasto sinistro del mouse, bensì con un clic del tasto destro, e successivamente selezionare "apri" dal menu che si aprirà.

In questo modo si lavora direttamente sulla matrice e tutte le variazioni qui apportate saranno valide dopo il salvataggio per tutti i documenti creati in base a quella stessa matrice.

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Può essere utile avere sempre a disposizione una "matrice" sulla quale uniformare i files successivi.

Per esempio formattare l'impostazione della pagina con i margini, lo stile, il carattere scelti e poter poi utilizzare la stessa base cambiando solo i contenuti all'occorrenza... E' un'ottima soluzione per le fatture, per esempio, o per i preventivi o le lettere commerciali.

Creare ed utilizzare un modello, così come modificarlo all'occorrenza, non è difficile.

Innanzi tutto si parte da un nuovo documento. Su quello si apportano tutte le modifiche che si intendono applicare, come margini, carattere, intestazione e piè di pagina (nei quali si possono inserire logo e dati fiscali, in caso di creazione di carta intestata), tabelle e controlli contenuto diversi come la creazione della data, ed eventuali elementi grafici.

Una volta soddisfatti del risultato non si deve far altro - in Word 2003 - che cliccare sul menu FILE, comando SALVA CON NOME (per Office 2003), e nella nuova finestra, alla richiesta "Salva come", indicare "Modello di Word" con l'estensione .dot

Per Word 2007 basta cliccare sul menu Microsoft Office in alto a sinistra, selezionare la freccia > a destra della voce SALVA CON NOME, e nella finestra selezionare "Modello di Word" con l'estensione .dotx

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il "salva con nome" di word, excel, e delle altre applicazioni del pacchetto office 2007, offre molte opportunità per il salvataggio dello stesso file, in modo facile ed intuitivo:

Innanzi tutto cliccare sull'icona simbolo di Microsoft Office, in alto a sinistra, e scegliere il menu "Salva con nome", cliccando sulla frecciolina a destra del comando.

Nella finestra che si apre, si può scegliere di salvare il nuovo documento nella versione office 2007 (per esempio con estensione .docx o .xlsx);

oppure salvarlo nella versione office 97-2003 (soprattutto nel caso in cui il documento debba essere inviato ad un altro pc per il quale si dubita se abbia o meno office 2007: infatti office 2007 può tranquillamente aprire, leggere, modificare i files creati con le versioni precedenti, ma non è altrettanto valido il contrario, le versioni precedenti non possono aprire i files creati con office 2007 - a meno che non siano stati creati in "modalità compatibilità" oppure salvati come documenti di office 97-2003);

si può anche scegliere di salvare il file come modello (il modello, con estensione .dot o .xlt - sempre nell'esempio di word ed excel 97-2003 - o con estensione .dotx o .xltx - nell'esempio di word ed excel 2007), possibilità che permette di salvare una "matrice" del file, dal quale poi creare copie successive che non la "intaccheranno", ma saranno files completamente nuovi (ad esempio si crea la matrice di una carta intestata per fattura, la si salva come modello, e la si usa ogni volta per aprire un nuovo file, senza modificarla mai);

si può comodamente e velocemente salvare il file creato come .pdf, consigliabile soprattutto quando non si vuole che il file venga modificato dal destinatario - sebbene esistano programmi in grado di creare e modificare .pdf - oppure nel caso in cui non si sappia se il pc destinatario del file abbia installato il pacchetto office, e sia in grado di aprire il file office: il più comune programma in grado di leggere i files .pdf è gratuito ed è facile e veloce da installare. si può dire che il .pdf sia un formato pressocché universale;

si può anche decidere di salvare il file in formato "OpenDocument": il pc destinatario infatti potrebbe avere installato il pacchetto di applicazioni "OpenOffice" che si trova on line e che vuol essere la versione gratuita del pacchetto Microsoft Office, consentendo la creazione, l'apertura e la modifica di documenti di testo, di cartelle di lavoro, di presentazioni, ecc...

Ovviamente le possibilità sono ben più numerose di quelle qui descritte (si può salvare il file in formato .txt, .rtf, .xml ed in diversi altri formati a seconda delle esigenze), ma quelle appena descritte possono essere le modalità di salvataggio più utili, e più comuni.

Anche office 2003 offre la possibilità di scegliere il formato: nella finestra di salvataggio, infatti, alla scelta del nome da assegnare al file e della cartella in cui salvarlo, si può cliccare sul pulsante in basso (salva come...) per scegliere anche l'estensione con cui salvare il lavoro.

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