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Come importare un foglio elettronico (.xls), un file di testo (.txt, .csv), XML, tabelle di un database esistente, all’interno di un database. 

Per quanto riguarda gli oggetti di altri database (tabelle, query, report, maschere, macro), si possono importare in modo praticamente automatico. Per le tabelle si può anche scegliere se importarne la sola struttura, selezionando l’opzione “Solo definizione” nella finestra di dialogo “Importa oggetti”. 

Utilizzando Access 2003: menu “File”, scegliere “Carica dati esterni” e “Importa”, selezionare il tipo di file dalla finestra di dialogo che si apre, e sfogliare le cartelle per individuare il file da importare. Proseguire poi facilmente con la procedura guidata. 

Utilizzando Access 2007: selezionare nel gruppo “Importa” della scheda “Dati esterni” della barra multifunzione, il pulsante relativo all’applicazione d’origine della tabella che si vuole importare, poi selezionare “Importa dati di origine in una nuova tabella nel database corrente” e proseguire. 

Per importare un file di testo: “Importazione guidata file di testo”; selezionare il file di testo; selezionare l’opzione “Intestazione di colonne nella prima riga”; proseguire fino alla scelta di assegnare eventualmente la chiave primaria; assegnare il nome alla tabella.

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La validazione è un ottimo strumento per impedire l'immissione di dati non congruenti in un intervallo di celle: è possibile convalidare numeri, data e ora, elenchi di voci definite dall'utente (in quest'ultimo caso, l'utente dovrà creare l'elenco in un intervallo di celle, in colonna o in riga ma comunque senza lasciare celle vuote, che si trovano in un'altra posizione, p.es. in un altro foglio di lavoro, nella cartella di lavoro corrente,).

Per Excel 2007, dopo aver selezionato la cella o l'intervallo di celle, selezionare "Convalida dati" nel gruppo "Strumenti dati" della scheda "Dati".

Nel caso di elenco a discesa di voci definite dall'utente, si seleziona il criterio "Elenco" dalla casella "Consenti" della finestra che si aprirà, e nella casella "Origine" selezionare l'intervallo di celle che contiene l'elenco delle voci già creato dall'utente.

Nel caso in cui nell'intervallo di celle vadano inseriti dei numeri, è possibile anche definirne l'intervallo, inserendo il valore minimo ed il valore massimo nelle caselle apposite, dopo aver selezionato "Numero intero" nella casella "Consenti".

E' altresì possibile inserire un "Messaggio di input", ed un "Messaggio di errore": il primo, nella seconda scheda della finestra di convalida, è un messaggio - con titolo - che verrà mostrato muovendosi col cursore sull'intervallo di celle oggetto della convalida; il secondo può servire a spiegare il tipo di errore commesso nell'introduzione dei dati. Entrambi possono essere personalizzati dall'utente.

Una volta creata la convalida dati, e gli eventuali messaggi di input e di errore, cliccare su OK all'interno della finestra di convalida, e procedere con l'inserimento dei dati.

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Può essere necessaria, in un foglio di lavoro, l’evidenziazione di alcune celle che contengono determinati contenuti, rispetto ad altre, al fine di dare un maggiore risalto visivo a quei dati.

Excel 2007 ha il pulsante “Formattazione condizionale”, e il comando “Regole evidenziazione celle” nel relativo menu a tendina:

  • - Selezionare l’intervallo di celle, la colonna o la riga interessate dalla formattazione condizionale;
  • - Selezionare il pulsante “formattazione condizionale”, il comando “regole evidenziazione celle”, e la condizione da evidenziare nel secondo menu a tendina;
    • Scegliere la formattazione che si vuole applicare (utilizzando le formattazioni suggerite, oppure il comando “formato personalizzato” e selezionare dalla nuova finestra le formattazioni che si vogliono applicare).

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Office 2007:

  1. aprire il foglio di lavoro
  2. seguire il percorso: menu REVISIONE, RIMUOVI PROTEZIONE, ed inserire le due password richieste per rimuovere la protezione.

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Office 2007:

  1. selezionare l'intero foglio di lavoro come su descritto;
  2. seguire il percorso: menu CELLE, sottomenu FORMATO, deselezionare la voce "BLOCCA CELLE";
  3. selezionare l'intervallo di celle da bloccare / proteggere;
  4. seguire il percorso: menu CELLE, sottomenu FORMATO, selezionare la voce "BLOCCA CELLE";
  5. tornare sul percorso: menu CELLE, sottomenu FORMATO, selezionare la voce "PROTEGGI FOGLIO"; mettere la spunta sulla voce "PROTEGGI FOGLIO", e seguire la procedura su descritta al punto 5.
  6. l'intervallo di celle è bloccato e protetto da sovrascrittura.
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